對於研究產生的龐大文獻量,您是如何整理與管理呢?


文獻整理方法

對於文獻整理,我有三點要求:

  1. 有全文
  2. 方便管理
  3. 寫系統性筆記

因此我的文獻整理步驟,分為三點:

每一筆文獻都匯入Endnote,可自動取得全文 →有全文

利用Excel呈現文獻整理表格、全文電子檔存在分類資料夾 →方便管理

結合Excel和數位筆記本(如Onenote)作文獻筆記 →寫系統性筆記


文獻整理流程

Step 1. 每一筆文獻都匯入Endnote

若單位有訂購該文獻的期刊,Endnote能自動取得電子全文。此外,Endnote主要好處為後續撰寫文章時的引用 (citation) 及能依不同期刊的格式匯入參考文獻

Step 2. 利用Excel呈現文獻整理表格、全文電子檔存在分類資料夾

此一步驟的關鍵為「Endnote to Excel」,即將Endnote中所有文獻都匯入Excel,目的在於: ① 我們可以自訂Excel中所需的資訊欄位,以利後續進行文獻筆記。 ②可將每筆文獻編碼,並以編碼作為電子檔名稱存放於分類資料夾中。請儘量避免直接以文章名稱命名,以免因檔案名過長,造成Windows 系統中資料路徑太長而無法移動或刪除檔案。

Step 3. 結合Excel和數位筆記本(如Onenote)作文獻筆記

Excel中的文獻資訊貼到數位筆記本中(以Onenote為例),進行系統性的文獻筆記。數位文獻筆記可以利用複製、貼上全文而快速統整相關資料,且便於與他人討論分享。文章後段將分享我個人的數位筆記本Onenote與Evernote的使用經驗與使用時機。

上述3個文獻整理步驟須掌握的3個技巧


① 如何將文獻匯入書目軟體Endnote?

可以參考以下教學網站:

  1. 臺大圖書館常用電子資源匯入方式
  2. 碩睿資訊有限公司:客戶服務 →影音教材(輸入資料至Endnote library中)、常見問題(Q8: 各類資料庫匯入EndNote (Windows)的方式、Q9: 各類資料庫匯入EndNote (Mac) 的方式)

② 如何將Endnote中所有文獻都匯入Excel?

分為三個步驟:

➊ 自製output style

➋ 將書目從Endnote匯出成.txt檔

➌ 用Excel開啟.txt檔

Step 1. 自製output style

先選取EndNote上方工具列的Edit→Output Styles→New Style。 再點選左欄Bibliography中的Templates,右側即為書目格式設定處。先選擇Reference Type,再點選右上角Insert Field,並選擇Excel上想呈現的資訊欄位,如「Author (tab) Year (tab) Title (tab) Journal (tab)」。 完成後,點選左上角File→Save as,儲存此自製的style,檔名可取「匯出為Excel清單」。

Step 2. 將書目從Endnote匯出成.txt檔

首先先選取想匯出之文獻書目,再點選工具列File中的Export,於新視窗的Output style選取「匯出為Excel清單」,並勾選下方的「Export Selected References」。

Step 3. 用Excel開啟.txt檔

開啟Excel,點選開啟舊檔,開啟先前儲存的.txt檔。之後於匯入字串精靈中點選「分隔符號」,於下一步再點選「tab鍵」,再點選「完成」。
Endnote的output style若自訂欄位為「Author (tab) Year (tab) Title (tab) Journal (tab)」,則Excel輸出結果如上圖。

③ 如何應用數位筆記本製作系統性文獻筆記?

數位筆記本的好處為:可自動儲存、多裝置使用。相較於傳統紙本筆記本具有更多優勢。

市面上數位筆記本眾多,可依據個人需求挑選合適的軟體。

個人常使用的數位筆記本為Onenote及Evernote,使用時機如下:

Onenote:進行文獻的分類筆記

Evernote:蒐集網路資源、提醒研究進度、撰寫實驗紀錄本

以下簡單介紹Onenote及Evernote的架構:

Onenote的筆記架構分為「節、頁」。舉例而言,可以創建一個研究方法的「節」,再細增不同分「頁」,如研究設計等,此做法可以系統性整理參考文獻的內容。

利用Evernote的筆記特性,可以促使研究進展更順利。舉例而言,可於網頁上安裝擴充軟體「告別網頁書籤。哈囉 Web Clipper!」以蒐集網路資源。

以下為其它Evernote的應用:

研究進度提醒

紀錄實驗紀錄本


總結我的文獻整理方法:

➊ 每一筆文獻都匯入Endnote

➋ 利用Excel呈現文獻整理表格

➌ 結合Excel和數位筆記本作文獻筆記